A gestão documental tem sido uma preocupação cada vez maior ao longo dos últimos anos. Toda a empresa tem um espaço físico reservado ao arquivo documental. Geralmente, a organização deste é efetuada de forma manual. Isto origina muitas vezes perda de informação, dificuldade na procura de documentos, perdas de produtividade, desorganização, custos em recursos humanos na manutenção do espaço e risco de acesso livre a informação privilegiada por parte de qualquer pessoa. Podem existir outros motivos mas nem que seja por questões legais, as empresas são obrigadas a garantir que os documentos estão devidamente guardados, durante um determinado período de tempo, da melhor forma, e acessíveis o mais rapidamente possível.
Atualmente, a maioria das empresas tem procurado soluções para uma gestão documental automatizada, sobretudo devido à morosidade e segurança no acesso à informação. Dessa forma, garantem aos seus funcionários rapidez no acesso às informações, aumentando a sua produtividade. O risco de circulação de informações erradas por falta de acesso à documentação é também menor.
A implementação de uma solução para gestão documental torna-se cada vez mais necessária. Tem inúmeras vantagens, tais como segurança no acesso aos dados, rapidez na localização de informação, digitalização de documentos num repositório central e acessos por utilizador.
Existem atualmente uma série de softwares para efetuar a gestão documental, uns mais parametrizáveis do que outros, que garantem eficácia no controlo e na organização dos documentos. Garantir a integração destes no ERP da empresa torna-se claramente uma vantagem para a empresa.
8 Benefícios da implementação de um software para gestão documental
1- Maior segurança no acesso à informação
Uma solução destas permite parametrizar acessos a cada um dos documentos disponíveis. É possível definir para cada utilizador um login e uma password, possibilitando também a monitorização do acesso aos registos. Algo que não é 100% garantido quando a gestão documental é efetuada pelo processo manual.
2- Diminuição de custos no armazenamento de informação
O espaço físico que é utilizado pela sua empresa para arquivo documental tem um custo que varia consoante o seu tamanho. Com uma solução automatizada no acesso aos documentos, a necessidade de ter um espaço físico fica reduzida. Grande parte dos documentos podem ficar armazenados em File Servers ou na Cloud. Este tipo de repositórios permite guardar milhões de registos a um custo inferior.
3- Rapidez no acesso aos documentos
A produtividade do colaborador é maior quando tem ao seu dispor uma solução que permite encontrar rapidamente a informação à distância de um clique. A procura e a organização de documentos em papel normalmente são mais demoradas.
4- Redução nos custos de impressão
Atualmente um dos objetivos da maioria das empresas passa pela eliminação do papel. Há estudos que comprovam que as empresas conseguem poupar valores consideráveis só por esse simples facto. Uma solução para gestão documental e faturação eletrónica vai permitir que os utilizadores possam aceder e enviar um documento sem a necessidade de o imprimir. Consequentemente são reduzidos os custos em papel, consumíveis, impressoras e fotocopiadoras bem como todas as despesas de manutenção associadas.
5- Melhorias na organização
A sua empresa tem obviamente documentos muitos importantes que necessitam de ser guardados. Porém armazená-los pode não ser o suficiente. Estes precisam de ser arquivados de forma segura e organizada. Quando forem necessários estão disponíveis de forma fácil e rápida. O benefício de possuir um software que trata a gestão documental, passa por este disponibilizar ferramentas que permitam aos utilizadores efetuarem a sua organização de forma eficiente e relacionar os vários documentos físicos com os próprios gerados pelo próprio ERP, como por exemplo as Faturas de Compra, Contratos Cliente, etc.
6- Influência na gestão de processos entre departamentos
Este tipo de softwares são um auxílio importante na automatização de processos internos cruzando as mais diversas áreas da empresa. A troca de informação entre departamentos fica bem mais facilitada. Os custos operacionais reduzem e a produtividade de cada um dos colaboradores aumenta.
7- Recuperação de dados em caso de incidente
As soluções existentes atualmente no mercado possuem sistemas de backup que dão garantias de recuperação de informação, no caso de haver um incidente. Algo que numa solução organizada e gerida manualmente, num espaço físico, pode ter danos irreparáveis. A informação mantida exclusivamente em papel deverá ser uma preocupação muito importante em ter em conta. Os sistemas de backup têm a grande vantagem de disponibilizar a informação em vários locais, permitindo uma recuperação rápida no caso de imprevistos.
8- Eficácia no atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente nunca foi tão importante para a sua empresa como atualmente. Hoje em dia, os clientes são mais exigentes e querem respostas na hora. A possibilidade de as poder dar, de forma instantânea, através de pesquisas por palavras-chave leva a que a sua empresa seja mais convincente e credível perante os seus clientes. Um software para gestão documental tem um papel relevante nessa matéria.
Claro que não deve descurar a formação dos seus colaboradores, pois para que a gestão documental possa ter sucesso é necessário que estes conheçam bem as práticas da sua organização. A boa divulgação das políticas da sua empresa, vai ajudar cada um dos seus colaboradores a realizar as suas tarefas de forma mais produtiva e eficaz.
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