A direção financeira tem atualmente um papel cada vez mais importante no seio de uma organização empresarial. É o pilar do sucesso de uma empresa pois é da sua competência a administração dos recursos financeiros. Para que esta seja efetuada com rigor, são muitas as tarefas que precisam de ser devidamente acompanhadas pela direção financeira. O controlo orçamental, o controlo de custos, o planeamento e controlo de ativos, a gestão de tesouraria e o controlo do sistema contabilístico, são alguns exemplos.
O mundo empresarial está repleto de histórias de empresas que tinham produtos inovadores e ideias visionária. Contudo não conseguiram traduzir esses ativos em sucesso sustentável no mercado. Atualmente constatamos no meio empresarial que existem maiores pressões competitivas globais, com maior regulamentação. Assim, o sucesso da organização empresarial exige um planeamento rigoroso por parte da sua direção financeira.
Com tantas tarefas diárias e de tanta responsabilidade, é importante para uma direção financeira otimizar ao máximo os processos. Desta forma ganha tempo para analisar dados e suportar decisões.
5 Boas Práticas para otimizar as tarefas de uma direção financeira
Deixamos aqui 5 sugestões a implementar, para otimizar e facilitar os diferentes processos e procedimentos de uma direção financeira. Confira aqui os seus benefícios e vantagens.
1. Avaliar falhas nos processos implementados
Qualquer direção financeira que possua um sistema de gestão desarticulado, com várias soluções de software para extrair informação das mais diversas áreas e com múltiplos relatórios, obriga a tarefas de reconciliação e de análise muito mais demoradas, principalmente no cruzamento dos dados das mais variadas fontes e na atualização da informação das diferentes bases de dados. A situação ainda pode ficar mais complicada quando são grupos de empresas que têm transações entre si. A morosidade na atualização da informação poderá obrigar a atrasos se a direção financeira não estiver dimensionada para o volume de registos que são efetuados todos os dias. Uma solução para otimizar todos estes pressupostos, poderá passar pela centralização da informação numa só base de dados, suportada por um software que disponha de ferramentas que permitam efetuar rapidamente a compilação dos dados das diversas áreas.
2. Alinhar sistemas, pessoas e processos
Para que uma direção financeira consiga otimizar as suas tarefas, é necessário definir bem os processos, da forma o mais clara possível, envolvendo as pessoas que fazem parte dos mesmos e suportando essas tarefas em sistemas de informação eficazes. Na teoria, parece uma tarefa fácil, mas na prática revela-se difícil. O desafio poderá passar por reunir os recursos humanos que são parte da direção financeira, analisar com os mesmos o que pode ser otimizado em cada uma das suas tarefas, afastando-os dos seus métodos funcionais tradicionais. O objetivo passa por facultar aos recursos humanos, o tempo suficiente para se concentrarem em metas de grande dimensão que, em última análise, são mais importantes para a organização a longo prazo.
3. Identificar as dependências
Identificar processos-chave que dependem uns dos outros, ajuda a direção financeira a estabelecer prazos realistas e elimina conflitos desnecessários. Ao entenderem o caminho crítico, todos os recursos podem ver claramente os passos envolvidos e onde eles se encaixam no quadro geral. A determinação das dependências também ajuda a revelar possíveis estrangulamentos que podem servir como bons pontos de partida para a melhoria do processo.
4. Resolver problemas com maior impacto
Uma vez que o caminho crítico e potenciais estrangulamentos foram identificados, a direção financeira pode começar a clarificar os seus processos internos, resolvendo os problemas detetados. Definir as causas permite à direção financeira determinar quais as soluções a serem aplicadas e onde. Por exemplo, as ineficiências no controlo das dívidas dos clientes ou na gestão de tesouraria podem contribuir para que a direção financeira gaste demasiado tempo, não só a identificar mas também a investigar possíveis formas de melhorar o sistema de cobrança ou ajustes nas suas contas bancárias. Sempre que a direção financeira aplica medidas para resolver os seus problemas, é importante começar com uma descrição clara e precisa do problema, determinando quem são as pessoas envolvidas, qual a causa e o impacto e quais os benefícios esperados na resolução do mesmo.
5. Implementar as soluções identificadas
O último passo, envolve a implementação dos processos e sistemas identificados nas quatro etapas anteriores. A sua implementação poderá ter impacto sobre os recursos humanos, nomeadamente na alteração de funções. Existem várias soluções que podem fornecer suporte à direção financeira. Permitem automatizar, monitorizar e controlar as dependências de cada uma das áreas. A automatização das tarefas administrativas e o controlo das suas dependências podem ajudar a reduzir o desperdício de tempo. Estas diminuem os erros manuais e aumentam a sua eficiência. A otimização e a redução do número de tarefas redundantes, bem como a atribuição a diferentes pessoas envolvidas no processo de gestão financeira, vai proporcionar à direção financeira uma gestão mais rápida e eficiente.
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