A fatura eletrónica passará a ser, a partir de 2019, uma obrigação legal para todas as organizações que mantenham um negócio de fornecimento de bens e serviços com as entidades públicas europeias.
Estamos perante uma obrigação que implicará algum cuidado de readaptação das empresas, especialmente no que toca ao software de gestão. Contudo, deve também ser vista como uma oportunidade para facilitar a emissão de faturas e reduzir os custos deste processo.
O modelo a seguir será igual em toda a União Europeia. Desse modo, uma fatura eletrónica estruturada terá de conter os dados do fornecedor. Os mesmos deverão estar num formato que seja legível por máquinas. Esta informação poderá ser automaticamente importada para o Sistema Contas a Pagar (AP) do comprador. Tudo isto sem a necessidade de inserir informação de forma manual.
Um modelo único para toda a União Europeia
Em 2019, a fatura eletrónica vai passar a ter os mesmos moldes em todo o espaço comunitário. Assim, para que as empresas possam continuar a manter negócios com a Administração Pública, deverão adotar no seu sistema de faturação o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia. A norma aplica-se não só a Portugal, mas também aos restantes Estado-Membros.
Os organismos públicos, de carácter central, regional e local, poderão utilizar o Portal Base para tratar dos requisitos dos contratos. Este site incorpora vários elementos ligados à gestão pública, como por exemplo o eProcurement. Trata-se de uma plataforma que agrega todos os elementos necessários às compras públicas, nos quais se incluem as faturas eletrónicas.
São cinco as soluções de gestão públicas de eProcurement certificadas integradas com o Portal Base: acinGOV; anoGOV; ComprasPT; saphtygov e VORTAGov. Estes sistemas garantem processos end-to-end. Dessa forma, a fatura eletrónica é lançada, enviada e arquivada eletronicamente, em integração total com o software de gestão.
Mediante estas normas, deixará de ser suficiente o envio de faturas por e-mail, em formato PDF, a um cliente. Isto porque o modelo da fatura eletrónica vai exigir que os dados sejam incrementados com base no modelo standard europeu. Esta alteração possibilitará um envio automático do sistema do fornecedor para o do comprador.
Elementos obrigatórios nas faturas e requisitos do software de gestão
Segundo o Decreto-Lei nº 111 – B/2017, do Código de Contratos Públicos, os seguintes dados terão que constar das faturas:
- Identificação do processo e da fatura;
- Identificação do período de faturação;
- Dados do cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Dados da entidade beneficiária, se a mesma for diferente da anterior;
- Dados relevantes sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Identificação das condições de entrega;
- Instrução sobre o pagamento;
- Dados de ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rúbricas referentes à fatura;
- Valor final da fatura.
Todas estas preocupações poderão ser simplificadas com um ERP ou software de faturação. Para isto, será necessário que o sistema se encontre preparado e apto para responder aos requisitos legais requeridos na diretiva.
Vejamos o exemplo do Microsoft Dynamics NAV, uma solução ERP da Microsoft que vai ao encontro da normativa. Desde a sua versão de 2016 que o mesmo se encontra apto para dar resposta aos novos requisitos legais. Este programa disponibiliza, assim, uma funcionalidade que suporta as novas regras da fatura eletrónica. É apenas necessário realizar pequenas e rápidas configurações neste software de gestão. Após as mesmas, poderá exportar a fatura eletrónica de forma manual ou automática através do serviço contratualizado com o fornecedor.
Prazos a ter em consideração
Apesar de esta norma já estar em circulação desde 2014, a obrigação legal terá aplicação efetiva segundo os seguintes termos:
1. Após 1 de janeiro de 2019
Todos os contratos celebrados com a Administração Pública terão obrigatoriamente de salvaguardar que a faturação é efetuada em formato eletrónico.
2. Até 18 de abril de 2019
Os Estados-Membros que fornecem bens e serviços à Administração Pública deverão implementar a fatura eletrónica nos seus sistemas.
3. Até 18 de abril de 2020
Este prazo aplica-se às entidades públicas sub-centrais, tanto a nível regional como local, que sejam Estados-Membros e que efetivem esta opção na transposição nacional da diretiva.
Benefícios da obrigatoriedade da fatura eletrónica
Os benefícios desta iniciativa passarão por um aumento significativo da competitividade das empresas europeias. Isto porque esta aceitação por parte dos governos facilitará a realização de negócios com o setor público.
Estes objetivos serão alcançados em duas fases distintas. Primeiramente, iremos assistir à substituição do papel físico por um formulário digital. Isto irá possibilitar um manuseamento e arquivo das faturas de forma mais eficiente. Proporcionará, ainda, uma melhoria ambiental pela redução de gasto de papel.
Posteriormente, irá tornar os dados legíveis por máquinas e eliminar a necessidade de leitura manual de uma fatura. Poderá ainda acabar com todo o trabalho acrescido pela inserção da informação nos sistemas AP. Esta passará a ser feita pelos softwares de gestão. Tal proporcionará uma melhoria na utilização dos recursos das empresas e reduzirá os erros de entrada de dados.
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