A automatização de processos de negócio usa a tecnologia para tornar a execução de tarefas repetitivas mais eficientes. É muito mais do que fazer a gestão de informação. É remeter para eventos programados e automatizados, trabalhos tradicionalmente repetidos por recursos humanos. Por exemplo: interação com clientes, processos de vendas, planos de marketing, gestão de tarefas, etc. A decisão de automatizar processos de negócio prende-se com vários fatores como o grau de satisfação dos clientes, a simplificação e a conformidade dos processos.
Automatização: Benefícios para os processos de negócio
A automatização dos processos de negócio revela um conjunto de benefícios. As vantagens são diferentes de empresa para empresa e variam mediante a área de atividade. Porém, é certo que são preciosas para toda a estrutura. Entre os pontos que revelam maior incremento, destacamos:
- Redução do desperdício de recursos financeiros e de tempo;
- Aumento da produtividade, qualidade e rastreabilidade das tarefas;
- Comunicação eficiente;
- Cumprimento de prazos;
- Melhor atendimento ao cliente.
5 Passos para tornar o seu negócio mais ágil
Independentemente do tamanho da sua empresa, sempre que possível torne as tarefas rotineiras mais ágeis. Olhe para a dinâmica de trabalho da sua equipa e aplique estes 5 passos.
1. Analise todas as tarefas do negócio
É importante efetuar uma análise cuidadosa de todos os processos de negócio. Entenda a utilidade de cada uma das tarefas, verifique a eficácia dos processos atuais e qual a mais-valia para o seu projeto. Este passo vai ajudar a identificar os pontos críticos que podem estar a atrasar os objetivos da organização.
2. Identifique os problemas de cada fluxo de trabalho
Ao documentar cada processo, identifique todas as lacunas que causam ineficiência. Algumas tarefas podem estar a atrasar a continuidade ou conclusão de trabalhos. Documente essas falhas de forma a propor possíveis melhorias durante o processo de automatização.
3. Aponte os processos que mais serão beneficiados com a automatização
Nem todos os processos precisam de ser automatizados. É fundamental identificar aqueles que parecem estar a ocupar mais tempo e trabalho. Processos como a elaboração de documentos são importantes para o funcionamento de um negócio, por isso a sua automatização é prioritária. Pondere cada processo tendo em mente que a automatização de todos (até os menos significativos) pode tornar a sua implementação mais dispendiosa e demorada.
4. Meça o retorno do investimento
Faça uma análise rigorosa dos benefícios que a empresa vai alcançar com a automatização de cada um dos processos. É importante certificar que o investimento vai ser rentabilizado e gerar riqueza.
5. Prepare os recursos humanos para a mudança
A automatização de processos de negócio deve ser recebida a 100% por parte dos recursos humanos da empresa. É uma mudança que necessita de adaptação e a empresa tem o papel de prestar auxílio nessa tarefa. Apresente à sua equipa os benefícios da automatização e mostre as mais-valias que vai trazer ao dia a dia das pessoas.
Existem outras boas práticas que devem ser consideradas para a automatização de processos de negócio como a definição de metas, elaboração de cronogramas ou escolha de key users. Para colocá-las em ação há que escolher a ferramenta que melhor responde às suas necessidades. Um software ERP é uma das soluções que lhe permite gerar tarefas automáticas.
Saiba mais: ERP: 6 Benefícios deste software na gestão de projetos
Sem dúvida que automatização de processos traz imenso valor para um negócio. No entanto só será eficaz quando implementado de forma correta. Trata-se de um processo desafiante que deve considerar a complexidade do negócio e a adaptação dos utilizadores. Mas, com um planeamento cuidadoso a implementação torna-se bem-sucedida.
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