O Balanced Scorecard (BSC) é uma ferramenta de planeamento baseada nos objetivos traçados pela organização empresarial. Permite verificar o desempenho de cada um dos indicadores definidos a qualquer instante e ao longo de um determinado período de tempo, bem como alinhar a responsabilidade dos seus colaboradores com os objetivos traçados pela empresa.
A metodologia associada à implementação do Balanced Scorecard está diretamente relacionada com os softwares ERP. O Enterprise Resource Planning é atualmente a grande base de apoio ao desenvolvimento deste tipo de solução, não só por possibilitar o registo de dados das mais diversas áreas da empresa numa base única, mas também por dispor de um conjunto de ferramentas de desenvolvimento que permitem a criação de Balanced Scorecards de forma rápida e eficaz.
As organizações não conseguem gerir o que não medem. Assim, durante o processo de implementação do Balanced Scorecard, as áreas funcionais necessitam de definir métricas e indicadores-chave de desempenho, a fim de determinar o sucesso de uma organização.
As empresas precisam de encontrar BSCs que reflitam os fatores de valor estratégicos, ao invés de apenas medir atividades e processos comerciais não críticos. Os principais indicadores de desempenho definem um conjunto de valores-alvo, utilizados para medir o desempenho, que podem ser inseridos numa solução ERP devidamente parametrizada para o efeito.
A implementação de ERP deve ajudar a organização a melhorar o desempenho. Para que este seja devidamente medido, uma solução Balanced Scorecards é uma excelente metodologia a aplicar.
Como construir um Balanced Scorecard?
A definição/criação de um Balanced Scorecard inclui os seguintes passos:
- Definir qual o objetivo, vantagem e meta a atingir com o Balanced Scorecard. Ou seja, o que vai ser feito, qual o benefício a obter com as ações e onde vão ser realizadas.
- Estabelecer um planeamento sobre as mudanças que terão de ser efetuadas para executar a estratégia traçada.
- Definir tarefas a serem executadas num determinado espaço temporal, com uma causa e efeito, para que os demais intervenientes possam compreender.
- Definir medidas que ajudem a entender o que poderá não estar a funcionar devidamente e que motivem os recursos da organização. É fundamental a escolha das medidas que vão ao encontro da estratégia estabelecida.
- Colocar em prática algumas iniciativas, uma vez que são a base da estratégia criada. É importante saber que ações é necessário criar para executar a estratégia.
Quais os objetivos do Balanced Scorecard?
O principal propósito de um BSC passa por alinhar o planeamento estratégico da empresa com as atividades operacionais da organização. Estabelecem-se como standards, as seguintes áreas para caracterização de um BSC:
- Área financeira. Visam perceber como a organização deverá ser analisada pelos seus investidores. Os dados necessários para acompanhamento destes objetivos e alimentar os indicadores de gestão serão obtidos de informação colocada no ERP.
- Perspetiva do cliente. Permite avaliar o sucesso da estratégia implementada para atingir as necessidades dos clientes e manter os índices de satisfação altos.
- Processo de negócio interno. Para obter maior rentabilidade e organização, quais os processos a otimizar? Melhorar a eficiência do processo empresarial é uma das tarefas mais importantes na implementação de uma solução ERP.
- Inovação e perspetiva de aprendizagem. Para alcançar os objetivos traçados e sustentar o crescimento, que medidas realizar?
Com BSCs bem definidos sobre estas 4 grandes áreas, é possível obter uma visão ampla da organização, permitindo à empresa definir ações para atingir o crescimento desejado.
Quais os requisitos a cumprir?
Qualquer indicador do BSC deverá cumprir os seguintes requisitos:
- Mostrar a informação de forma clara e fiável sobre a área que está a ser analisada.
- Ser coerente com o seu propósito, medindo e controlando os resultados obtidos.
- Ser simples, para suportar as tomadas de decisão.
- As unidades de medida definidas deverão ser quantificadas em números absolutos, percentagens, dias, horas, etc.
- Qualquer indicador deverá ter o seu responsável. Este será o recurso encarregado de despoletar ações à medida que os resultados do indicador são obtidos.
Quando se pensa em Balanced Scorecards, estes podem ser exemplificados como se fossem indicadores do cockpit de um avião. Para a complexa tarefa de voar, o piloto necessita de informações detalhadas sobre vários aspetos, como o combustível, a velocidade do ar, a altitude, etc. Ou seja, este tipo de indicadores contribui de forma decisiva para o sucesso de uma ação/organização. A periodicidade com que estes têm de ser analisados depende do grau de complexidade e da área abrangida.
Que benefícios decorrem da implementação do BSC sobre um ERP?
A metodologia BSC possui caraterísticas bem vincadas que vão desde a definição da estratégia para atingir as metas traçadas, alinhando todos os departamentos da empresa nesse sentido, ao aumento da qualidade de comunicação entre setores, rapidez na resposta, disponibilização de informações-chave e controlo de tarefas de toda a organização.
Sucintamente, os benefícios da implementação de Balanced Scorecards sobre uma solução ERP são os seguintes:
- Transformação da estratégia da empresa em objetivos concretos.
- Definição de indicadores-chave e objetivos por área.
- Visão online do desempenho de todas áreas da empresa, estabelecendo comparações com os objetivos.
- Melhoria na comunicação entre colaboradores e comprometimento destes relativamente às metas traçadas.
- Redução do volume de informação para análise, que é substituído por um conjunto de indicadores elementares.
Qual a importância do ERP para a implementação do Balanced Scorecard?
A implementação de BSCs sobre o ERP pode melhorar os níveis de desempenho de uma empresa, desde que possa ser medido com as ferramentas corretas. O sucesso da implementação de um sistema ERP passa por projetar o scorecard certo para cada um dos cenários.
Os benefícios adicionais decorrentes do uso do Balanced Scorecard para fins de controlo operacional incluem o aumento da compreensão e alinhamento nas operações efetuadas por todos os departamentos da organização. O impacto das iniciativas para melhorar uma área de atuação é monitorizado em todo o processo.
Para que a implementação de um Balanced Scorecard seja bem sucedida, é necessário que os dados da base que o suporta estejam disponíveis de forma rápida, consistente e fiável. Por isso, a utilização de uma solução ERP é fundamental.
Embora muitas organizações empresariais tenham dificuldade em implementar soluções que traduzam a sua visão estratégica em objetivos e ações concretas, a utilização de ferramentas baseadas na metodologia BSC tem impacto positivo nos recursos humanos da empresa, pois reconhecerá os pontos fortes e fracos de diferentes pessoas em diversas áreas.
Para alcançar os benefícios de uma abordagem de Balanced Scorecard, as empresas necessitam de entender como implementar e usar eficientemente a ferramenta. Só estudando as melhores práticas conseguirá garantir que todos os funcionários têm uma imagem clara de todo o sistema de desempenho.
É importante estar ciente de que o Balanced Scorecard é um processo contínuo que precisa de análise, identificação de ações e uma implementação bem-sucedida para manter o negócio competitivo.
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