O ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de apoio à gestão das empresas, que permite dar resposta a todas as obrigações legais impostas a qualquer organização. O número de obrigações legais tem aumentado de ano para ano. Além disso, entidades como a Autoridade Tributária (AT) e a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) aplicam, gradualmente, alterações às leis, cujo incumprimento é punido com multas avultadas e/ou ações fiscais.
Aquando o surgimento de uma nova obrigação legal, deparamo-nos com um novo conjunto de informações de difícil compreensão. Normalmente, a obrigação é gerada por recursos especializados na matéria, prevendo-se, assim, dificuldades acrescidas no dia-a-dia dos gestores das empresas no que toca à interpretação das informações e ao cumprimento dos prazos de entrega.
Assim, a implementação de softwares, como é o caso do ERP, na estrutura organizacional das empresas, possibilita uma melhor gestão das tarefas administrativas e operacionais.
ERP, um software de apoio à gestão
Assim, o papel deste software é adaptar-se consecutivamente às obrigações legais e facilitar a entrega das mesmas, de forma rápida e com o mínimo esforço por parte dos utilizadores.
Algumas das grandes vantagens deste software residem no facto de disponibilizar processos automatizados de recolha de informação, ter uma elevada fiabilidade dos dados fornecidos, para além de possuírem uma elevada capacidade de adaptabilidade aos diferentes setores de atividade, bem como aos diferentes departamentos das organizações. Assim, as empresas têm apenas a preocupação de emitir os outputs e reports exigidos legalmente. Entidades que possuam um software ERP atualizado e que tenham um parceiro tecnológico capaz de responder às dúvidas associadas às obrigações legais terão uma grande vantagem competitiva.
ERP, uma solução adaptável e constantemente atualizada
Em 2013, a AT impôs que as entidades comunicassem, mensalmente, a faturação em formato SAF-T. Imagine quão moroso seria o processo se tivesse de introduzir manualmente os dados detalhados num portal.
Para entregar, atempadamente, toda a informação exigida, as empresas teriam enormes custos com recursos humanos. Tal obrigaria a um esforço muito grande por parte dos intervenientes da organização. Isto porque a recolha das informações solicitadas pode estar relacionada com uma série de processos implementados na estrutura interna.
Nesse sentido, as soluções ERP adaptaram-se à nova realidade e passaram a disponibilizar novas funcionalidades. Com um clique, permitem exportar um ficheiro no formato definido pela empresa e submetê-lo rapidamente no respetivo portal da AT.
Assim, o ERP torna os processos de geração e entrega das declarações fiscais mais simplificados, permitindo fazer a gestão de vários calendários e modelos/declarações, de acordo com a localização das empresas e a periodicidade da entrega. A possibilidade de processar a informação e de atualizar, automaticamente, os modelos fiscais via internet, permitindo efetuar entregas online, conduz a aumentos significativos na eficácia e desempenho dos seus negócios. Portanto, estes softwares maximizam o tempo disponível para a entrega das declarações. Suportam a atualização automática dos modelos fiscais via internet (webservice) e reduzem os custos associados a este processo. Além disso, melhoram a automatização, monitorização e coordenação dos processos internos.
Obrigações fiscais podem traduzir-se em oportunidades
As obrigações legais e fiscais estão, de facto, na agenda das organizações. Saber tirar partido destas exigências é uma vantagem, já que permite otimizar o modelo de gestão da entidade.
As organizações deverão estar atentas às alterações legais e às medidas que devem tomar para cumprir a legislação. Um software ERP é imprescindível, tanto para responder às novas leis, como para dar melhor capacidade de resposta às empresas.
Deste modo, termos um parceiro tecnológico que nos apoie na resposta às alterações fiscais de forma eficaz torna-se essencial.
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