O ERP é uma solução que apoia as empresas, independentemente da sua dimensão, a otimizar os processos de logística. Com os procedimentos simplificados, a organização fica com maior capacidade para responder às expectativas dos seus clientes, não só na apresentação de produtos e serviços com maior qualidade, mas também no cumprimento dos prazos de entrega.
A gestão de stocks em armazém, o planeamento das encomendas, a receção de materiais dos fornecedores e a expedição de artigos para os clientes formam uma cadeia que pode tornar-se complexa de gerir, caso a organização não possua meios humanos e tecnológicos adequados. Sem eles, os objetivos para o aumento de produtividade e a redução de custos tornam-se mais difíceis de atingir.
À volta dos processos de logística, circula um conjunto diversificado de dados que liga a organização empresarial com os seus clientes e fornecedores. A informação pode ser tão grande que se torna difícil para os recursos humanos controlar e apresentar resultados.
É neste contexto que surgem soluções como os softwares Enterprise Resource Planning (ERP). Aproveitando os avanços tecnológicos ao longo dos anos, estes permitem guardar, processar e distribuir dados sobre os processos de logística. Desta forma, a organização passa a ter a tarefa facilitada no controlo, análise e coordenação dos respetivos procedimentos.
Com uma solução ERP, é possível obter resultados de forma rápida e precisa, otimizando o tempo dos recursos humanos e, consequentemente, aumentando a sua produtividade.
Vantagens de investir num ERP para melhorar os processos de logística
A implementação de um ERP irá traduzir-se numa vantagem competitiva para a sua empresa. Permitirá manter um serviço ao cliente com elevada qualidade.
1. Minimização de erros
A definição otimizada do circuito documental, através das ferramentas disponíveis num software ERP, reduz os erros e trabalhos desnecessários. Além disso, simplifica as tarefas relativas ao processo de logística. Para tal contribui o facto de uma solução ERP se dotar de uma framework e de um conjunto vasto de parâmetros que permitem a criação de regras e a implementação de processos específicos de cada organização. São questões tão simples como não permitir gravar uma guia de transporte caso existam produtos sem stock. Ou até como alertar o departamento de compras sempre que um artigo fica com um stock abaixo do mínimo estipulado.
Disponibilizar um inventário com dados precisos e reais é crucial para a satisfação do cliente e desempenho operacional da empresa. O ERP permite uma monitorização contínua e em tempo real do inventário, sugerindo colocação de encomendas para evitar ruturas de stock.
2. Redução de custos
Um dos objetivos de qualquer organização passa pela redução de custos. Esta pode ser obtida com a utilização de um sistema ERP, não só pelo aumento de produtividade dos recursos humanos, bem como pela fiabilidade da informação que o sistema faculta no acompanhamento dos processos. As ferramentas que o sistema disponibiliza para um planeamento eficiente de rotas e redução de desperdícios diminuem, adicionalmente, os custos.
O equilíbrio entre a procura e oferta, e uma gestão de stocks eficiente, implica que os produtos estejam armazenados corretamente. Obriga ainda a que sejam encomendados e expedidos no momento certo. O ERP, além de facilitar a identificação do timing ideal, irá reduzir as despesas de uma empresa ao evitar elevados níveis de stock em armazém e potenciais desperdícios. Uma gestão antecipada e o acesso ao nível de stocks em tempo real irá permitir, a qualquer empresa, evitar ruturas de stock e melhorar o tempo de resposta aos seus clientes, reduzindo os custos associados.
3.Controlo de processos eficaz
Com um software ERP, os utilizadores passam a ter um maior controlo sobre os processos de logística: monitorização de cargas, planeamento de transportes, auditorias às receções de matérias-primas e mercadorias, gestão das entregas, etc. Os utilizadores passam a acompanhar as tarefas associadas à logística de forma facilitada e imediata. Assim, identificam antecipadamente eventuais falhas e garantem tempo de resposta às solicitações dos seus clientes e fornecedores.
O ERP dá-lhe, ainda, a melhor sugestão de picking, tendo em conta a disponibilidade de stock e localização dos produtos nos armazéns. Adicionalmente, otimiza a capacidade do armazém, dada a identificação imediata da localização específica do produto, aumentando, assim, a velocidade de mobilidade do mesmo.
4. Informação precisa e segura
Um dos maiores problemas das empresas prende-se a com a dispersão dos dados em vários softwares que, por vezes, não têm qualquer ligação entre si. Com um ERP, a informação passa a estar centralizada e interligada numa só base de dados. Qualquer utilizador do departamento de logística pode efetuar pesquisas de dados, a qualquer momento, de forma fácil e eficaz.
Imagine o utilizador que, com um clique, sabe rapidamente que encomendas a fornecedores estão previstas serem entregues nos próximos dias. Pense inclusivamente no usuário que acede a um painel que lhe permita visualizar as expedições previstas com respetiva análise de otimização de transporte. Perceberá, assim, como um software ERP poderá traduzir-se em vantagens.
5. Qualidade no serviço prestado ao cliente e melhor relação com os fornecedores
Os sistemas ERP foram projetados para auxiliar na gestão e análise dos dados. São ferramentas excelentes para melhorar o planeamento dos processos. Os relatórios de análise que o ERP dispõe permitem ao gestor verificar os níveis de produtividade de cada departamento, como é o caso da logística.
Essa funcionalidade oferece ao diretor do setor logístico a capacidade de alocar mão-de-obra apropriada e agilizar operações futuras. Ao analisar os dados ao dispor, é possível implementar rotinas de melhoria contínua. Tal reflete-se em clientes fidelizados e satisfeitos com os tempos de resposta e com a imagem da empresa no mercado.
O ERP irá contribuir para melhorar a sua relação com clientes e fornecedores. Com o acesso aos níveis de stock precisos e em tempo real, será possível a colocação atempada de encomendas aos fornecedores e a expedição eficiente dos produtos para os clientes.
6. Mobilidade
A mobilidade é também um fator muito importante numa solução ERP. Permite aos colaboradores a utilização dos aplicativos Enterprise Resource Planning nos seus dispositivos móveis. Assim, os operadores de armazém não precisam de se deslocar aos seus postos para inserirem dados. Também os motoristas podem facilmente efetuar os seus registos e verificar horários a qualquer hora, em qualquer parte do mundo.
A capacidade de os utilizadores acederem ao inventário de stocks e à informação do cliente e de processarem pedidos de vendas sem precisar de passar por um sistema de rede corporativa proporciona melhorias significativas na qualidade do serviço, na produtividade, no registo de dados e no aumento da vantagem competitiva.
Um sistema ERP avançado permite também a implementação de uma estratégia multicanal projetada na forma como os clientes registam as encomendas. Por exemplo, um consumidor pode fazer uma encomenda online, que estará automaticamente disponível em backoffice para ser tratada pelo responsável de armazém, após este ter recebido uma notificação do registo da mesma.
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