A obrigatoriedade da emissão da faturação eletrónica passou a ser uma realidade, desde 2019, para as empresas que têm contratos com entidades públicas. O objetivo desta medida governamental visou a diminuição de custos, a redução de faturas em papel, bem como a otimização do processo na emissão dos respetivos documentos. Inicialmente obrigatória para as empresas de maior dimensão que forneciam o Estado, em 2021, esta medida estendeu-se a pequenas e a médias empresas. Faturação eletrónica: Reflexo da transformação digital A evolução tecnológica tem permitido às empresas introduzirem novas metodologias de trabalho, agilizando tarefas e procedimentos. A transformação digital trouxe um conjunto vasto de benefícios às empresas:
- Melhoria no atendimento ao cliente;
- Utilização mais eficiente do espaço físico;
- Armazenamento e integração segura de documentos;
- Melhor comunicação entre os departamentos;
- Auxílio no cumprimento das obrigações legais e regulamentares;
- Facilidade de recuperação de informação;
- Redução do tempo de pesquisa na procura de documentos;
- Entre outros.
Objetivos e mais-valias da faturação eletrónica A implementação da faturação eletrónica é um incentivo à digitalização e simplificação de processos administrativos e fiscais das empresas e entidades públicas. A par disso, tem permitido ao Estado aumentar a receita fiscal. A emissão destes documentos possibilita que a autoridade tributária centralize os registos num formato único, garantindo a maior transparência e idoneidade, a redução de falhas e o extravio de documentos. Para além disso, é uma bandeira no combate à evasão fiscal, já que esta obrigatoriedade garante a confiabilidade, a segurança e a privacidade dos dados.
Como posso implementar a faturação eletrónica no meu negócio?
A emissão de faturação eletrónica é semelhante ao documento registado em papel. No entanto, tendo em conta uma norma europeia, esta obriga a um conjunto de regras legais que vai desde a uniformização do formato à estrutura. Para a emissão de faturação eletrónica é necessário que as empresas possuam softwares certificados que respondam a estas normativas. Estes programas estão habilitados para aplicar uma assinatura digital sobre os documentos de faturação, garantindo a validade e a autenticidade dos mesmos.
Programa de faturação eletrónica apresentado pela blink-iT
Para que consiga responder a estes requisitos de forma fácil e económica, a blink-iT, em parceria com a Generix Group, apresenta aos seus clientes uma nova solução informática. Este programa permite exportar a informação da fatura e enviar os documentos, por meio de um protocolo seguro de transmissão de dados, para o serviço Invoice Manage On Demand nos servidores da Generix Group. Após serem recebidos, os documentos de faturação ficam sujeitos aos processos de validação, tradução, autenticação com assinatura eletrónica, publicação aos destinatários e arquivo em repositório de acordo com os requisitos legais em vigor. É disponibilizado também um repositório de dados cumprindo o período legal de 10 anos. A monitorização dos dados pode ser efetuada através de um backoffice em ambiente web, que também é disponibilizado para o efeito. O backoffice oferece um conjunto vasto de funcionalidades ao utilizador, tais como:
- Download;
- Exportação e reenvio de documentos;
- Análises de apoio.
As entidades públicas visadas vão rececionar as faturas eletrónicas, através de uma ligação segura entre a Generix Group e o broker EDI, de cada uma das entidades envolvidas. Cada destinatário da fatura terá acesso gratuito a um portal, através do qual pode, a qualquer altura, consultar ou descarregar as segundas vias dos documentos. Entre hoje na nova era digital. Se procura aconselhamento sobre esta e outras matérias, fale connosco! Na blink-iT, encontra uma equipa de profissionais qualificados para implementar a melhor solução no seu negócio.
