Um sistema ERP pode ser, para muitos, um bicho-de-sete-cabeças. No entanto, fazer uma implementação bem-sucedida é fácil se estiver informado e conhecer os erros mais comuns. Tal permite-lhe trabalhar melhor de forma a evitá-los.
Já implementou um software destes na sua empresa, está a fazê-lo neste momento ou considera a hipótese? Então, este artigo é para si!
Ao instalar um ERP, muitas são as falhas que podem conduzir ao insucesso ou subaproveitamento. Mas nem sempre é fácil e imediato perceber as razões que estiveram na sua origem: a comunicação, os dados, a documentação ou até a combinação de todos.
Na verdade, as razões podem ser muito variadas e estão dependentes da empresa, do ERP e, por fim, da implementação. Ter em consideração os possíveis erros – ou os mais comuns – pode ser uma boa estratégia para tentar eliminá-los à partida.
Não prometemos soluções milagrosas, mas, sem dúvida, acreditamos dispor de informação útil para si. Siga os nossos conselhos, informe-se, seja prudente e preventivo. Dessa forma, poderá escolher o melhor sistema de Enterprise Resource Planning para a sua empresa!
Um software ERP custa dinheiro e demora a ser implementado
A implementação de um ERP é um procedimento que requer da empresa um grande esforço, não só ao nível de empenho, mas também ao nível de exigência de recursos (financeiros e humanos).
É irrealista acreditar que uma boa implementação pode ocorrer de forma célere. Qualquer sistema precisa de tempo para começar a dar frutos. Portanto, é preciso paciência para aguardar pelos primeiros resultados.
Uma visão a médio e longo prazo é fundamental para não se proceder a cortes excessivos no orçamento disponível para o software. Colocar o olhar no futuro da sua empresa pode ajudá-lo a identificar e a implementar processos que serão úteis mais à frente.
O planeamento é fundamental
Como em qualquer projeto numa empresa, implementar um ERP exige, acima de tudo, um bom planeamento. É necessário, desde logo, fazer um mapeamento rigoroso de todas as tarefas e fases da implementação. Além disso, é fundamental ter bem delineados os objetivos.
Dentro do planeamento, deve definir as prioridades. Tal ajuda a fasear a implementação, visto que não é aconselhável a execução de muitas tarefas em simultâneo. Com efeito, isso pode até tornar todo o procedimento mais lento e com maior propensão para falhas.
Por fim, selecionar cuidadosamente as equipas que vão ser ativadas em cada fase da implementação pode ser crucial para o sucesso da empreitada. Esta escolha deve ser feita de acordo com os processos necessários.
Controle a resistência à mudança
A implementação de um ERP exige em qualquer empresa a abertura à mudança. Aliás, trata-se de uma excelente oportunidade para deixar para trás processos desatualizados. O novo software abre portas à renovação e melhoria dos mesmos.
A resistência à mudança ocorre, por vezes, do lado dos colaboradores. No entanto, essa deve ser desvalorizada, a fim de deixar cair os velhos hábitos. Por exemplo, dizer adeus às folhas de cálculo é algo que fará confusão a muita gente. Nesse sentido, é importante que, com a implementação do novo software, seja também desativado o antigo sistema. Dessa forma, os colaboradores não têm outra opção a não ser transitar para o novo software.
A mudança deve ocorrer simultaneamente com a desativação de programas ou de conteúdos utilizados pelos colaboradores no sistema anterior. Não fazê-lo vai totalmente contra o objetivo de implementação de um software ERP.
Não descure a formação dos colaboradores
A implementação de um novo software ERP exige de si e dos seus colaboradores um conhecimento aprofundado. Desde logo, é importante demonstrar interesse em perceber o seu funcionamento e ser um utilizador ativo.
Um bom domínio do software permite retirar o máximo benefício e melhorar os processos na sua empresa. Nesse sentido, devem ser tiradas todas as dúvidas sobre as funcionalidades instaladas, mas também aprendidos truques específicos.
Não deixe para a última hora o anúncio da mudança de software. Os seus colaboradores vão precisar de ser formados e de conhecer antecipadamente o sistema. Devem aprender todas as suas funcionalidades e saber de que forma alterará a sua rotina.
Cada empresa e cada ERP são diferentes
Da mesma forma que cada empresa é única e tem os seus próprios objetivos, recursos e metodologias, também um ERP é feito à sua medida. A implementação de um novo sistema não deve ser vista como uma mera substituição do anterior, mas sim como uma evolução.
Nesse sentido, deve recorrer a conselhos de especialistas que poderão adequar o ERP às necessidades da sua empresa. Este tipo de software tem a capacidade de se adaptar ao que cada cliente precisa. Sem esta preocupação, corre-se o risco de implementar um sistema com grandes discrepâncias relativamente às funcionalidades necessárias.
Testar e encontrar soluções
Além do que já foi enunciado anteriormente, é importante incorporar uma estratégia de testes constantes no seu ERP. A mesma deve ser acompanhada por um plano de manutenção.
O sistema deve ser testado da forma mais exaustiva possível. Este controlo não deve ser contornado, uma vez que a maior parte dos problemas irá surgir no decorrer da utilização do software.
A mudança de sistema é também uma boa forma de encontrar soluções para problemas antigos. A passagem de dados fidedignos para o novo ERP é de extrema importância. Essa migração deve ser feita cuidadosamente e ser usada para deteção de erros acumulados ao longo do tempo.
Além disso, a constatação de falhas durante a fase de implementação permitirá evitar problemas com os clientes. Estes não são obrigados a compreender falhas devidas a erros na instalação do sistema. Assim, antever faz parte da solução.
Agora que já conhece os problemas mais comuns na instalação de um ERP, tem mais ferramentas para preparar uma implementação bem-sucedida na sua empresa. Ao longo do processo, deve avaliar, preparar e considerar um conjunto de aspetos importantes e tomar as opções corretas. Para o ajudar, criamos um guia com os 10 passos essenciais para a implementação deste tipo de software. Faça o download grátis e prepare-se para esta nova etapa!
