Produtividade ao máximo é algo que faz parte do dia a dia das empresas. Produzir mais em menos tempo. Não existe nenhuma organização empresarial que não tenha esse objetivo. Mas como pode ser alcançado? São muitos os estudos que comprovam que se as empresas conseguirem maior organização e administrarem da melhor forma os tempos de cada um dos seus recursos, conseguirão produzir mais em menos tempo e, portanto, aumentar a produtividade.
É elementar priorizar as tarefas mais importantes e na altura exata. Estabelecer prazos de execução, faz com que os recursos envolvidos consigam obter o controlo de cada uma das suas atividades dentro da empresa.
Quando falamos de uma empresa, a sua intenção de produzir mais em menos tempo passa naturalmente pelos recursos que tem ao dispor. Se atendermos aos recursos humanos, fatores como a motivação, a organização e o cumprimento escrupuloso dos prazos de execução das tarefas ao encargo, são aspetos determinantes para o aumento de produtividade. Aliado a isto, um bom planeamento na utilização dos recursos não humanos é de todo fundamental.
Confira 8 dicas para produzir mais em menos tempo:
1- Planear e organizar.
Planeamento e organização são, sem dúvida, fatores importantes no aumento da produtividade em menor tempo. Importante será incutir aos recursos da sua empresa, a execução de tarefas que são realmente relevantes e que trazem resultados. Para segundo plano, a execução de tarefas que não carecem de emergência em termos de resolução e provavelmente surgem no próprio dia e, por último, as menos relevantes.
2- Estipular prazos para todas as tarefas.
Qualquer organização necessita de um bom planeamento. Consequentemente a determinação de prazos de execução para cada uma tarefas torna-se muito importante. Qualquer recurso que tenha tarefas a executar sem qualquer prazo de execução, normalmente faz com que o responsável disperse para outras tarefas que entretanto possam surgir no meio de cada um dos processos.
3- Utilizar a tecnologia.
A utilização da tecnologia ajuda as empresas a produzirem mais em menos tempo. Os dispositivos eletrónicos e o conjunto vasto de funcionalidades e aplicações dão a vantagem aos recursos de uma empresa de executarem as suas tarefas de forma mais rápida, com a informação sempre à distância de um clique, facilitando desta forma também a comunicação entre os mesmos.
4- Alocar tempo para os imprevistos.
O surgimento de imprevistos no decorrer do dia-a-dia de trabalho, pode afetar direta ou indiretamente os recursos de uma organização, quase sempre reduzindo a sua produtividade e a forma como é efetuada a gestão de prioridades. Será muito importante no planeamento diário a alocação de tempo para a resolução de contratempos.
5- Dividir responsabilidades.
Muitas são as pessoas que têm dificuldades em trabalhar em conjunto. Sabendo que o esforço dos recursos num todo é algo que contribui para o sucesso de uma empresa, o cooperativismo e o espírito de entreajuda são cruciais para uma organização produzir mais em menos tempo. O facto de alguns recursos não conseguirem trabalhar em grupo faz com que estes tenham dificuldades em dar resposta em tempo útil aos seus superiores hierárquicos. Acresce também os recursos que dependem de terceiros para concluírem as suas tarefas. A solução passará pelo comprometimento de cada um entregar cada uma das suas tarefas devidamente concluídas, dentro de um prazo estipulado.
6- Evitar tarefas em simultâneo.
Existe muito a tendência no seio das organizações empresariais, de se avaliar um recurso em termos da sua produtividade pela multitarefa que consegue realizar durante o seu dia de trabalho. O facto de executar várias tarefas em simultâneo pode reduzir os níveis de desempenho e aumentar o nível de stress. Estudos indicam que a multitarefa só é possível quando estas têm um grau de relevância e de urgência baixos. Se os recursos da sua empresa executam tarefas importantes, convém que estas sejam planeadas. Para serem efetuadas uma de cada vez e com a devida antecedência. Predicados que ajudam a produzir mais em menos tempo.
7- Não criar falsas expetativas.
Quantas não são as empresas que, perante as solicitações dos seus clientes, prometem prazos de entrega irreais, impossíveis de cumprir? Ou que, para serem exequíveis, implicam protelar outras tarefas bem mais importantes, com prazo de entrega já definido? Trata-se apenas de um dos muitos pormenores que acontecem e que estragam um planeamento. Saber dizer que não, principalmente para ações que geram pouco resultado, é determinante para que uma empresa consiga produzir mais em menos tempo.
8- Fazer pausas.
Pode ser um contrassenso, mas o aumento de produtividade em menor tempo passa também pela capacidade dos recursos efetuarem pausas ao longo do dia. O facto de um recurso estar horas consecutivas a forçar o raciocínio tem um efeito contrário.
As pausas ao longo do dia promovidas pela empresa, são também importantes na concentração para o aumento de eficácia na execução de tarefas.
Conclusão: para que uma empresa consiga colocar em prática algumas destas dicas, é fundamental estar preparada para a mudança. Algumas destas ações podem implicar alteração de processos internos.
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