O que é transformação digital? Para qualquer pequena e média empresa (PME), a chave para ser bem-sucedida é ser competitiva. Uma parte essencial desse percurso é tornar os processos de negócios tão eficientes quanto possível. Tal, por sua vez, significa estar constantemente em busca de novas formas de economizar tempo e reduzir custos.
A eficiência do processo é o alicerce sobre o qual todos os outros elementos de sucesso se baseiam. Quanto mais eficiente for a forma como a empresa opera, mais competitiva se tornará. Isto é extremamente importante num mundo conectado, onde os clientes decidem o que vão comprar com base na acessibilidade, rapidez, disponibilidade instantânea e conveniência.
As pequenas e médias empresas continuam a ser a espinha dorsal da economia europeia, devido à sua elevada percentagem de emprego e valor acrescentado. No entanto, um foco renovado em inovação e transformação digital é necessário para que mantenham sua competitividade global.
As PME que não se movem com rapidez suficiente para reconhecer mudanças de hábitos e preferências dos clientes não evoluem os seus processos para o digital com rapidez suficiente para permanecerem competitivas. Como tal, tendem a desaparecer do mercado.
Na maioria das empresas desta dimensão, a transformação digital pode ser obtida através da substituição de tarefas manuais repetitivas por processos automatizados digitalmente. No mais complexo dos casos, a mesma pode passar pela introdução da Inteligência Artificial (AI).
5 Vantagens da transição para a tecnologia digital
Se analisarmos, por exemplo, o departamento financeiro de uma PME, verificamos que uma série de benefícios importantes pode ser obtida pela adaptação de tarefas manuais à tecnologia digital.
1. Economia de tempo
Substituir o envio manual de faturas, extratos e ordens de compra por um processo digital liberta os recursos do departamento finaceiro para tarefas operacionais ou analíticas mais lucrativas.
2. Tempo de resposta mais rápido e melhor atendimento ao cliente
Documentos financeiros arquivados eletronicamente podem ser localizados e recuperados mais facilmente. Como consequência desta transformação digital, o tempo de resposta às solicitações dos clientes será bem mais rápido.
3. Redução no uso de papel
Substituir o papel pelo processamento digital significa menos armazenamento e menor risco de perda de documentos físicos.
4. Recursos mais motivados
Uma vez que os colaboradores terão menos tarefas repetitivas e complicadas para executar, o nível de satisfação e motivação no trabalho irá aumentar.
5. Redução de erros
O processamento digital de faturas e outros documentos financeiros minimiza drasticamente os erros comparativamente ao processamento manual.
Qualquer PME pode encontrar ao seu redor ferramentas que conduzem à transformação digital do seu negócio. Soluções colaborativas, como o CRM, softwares para automatização de marketing, soluções para contabilidade e softwares na Cloud são alguns exemplos. Em suma, ajudam a tornar os processos de negócio mais eficientes, economizando tempo, reduzindo custos ou oferecendo novas possibilidades para melhorar a competitividade.Embora o processo de transformação digital possa parecer, à primeira vista, assustador, a chave é desenvolver uma estratégia que estabeleça um “Road Map” e metas para o futuro.
5 Passos para proceder à transformação digital numa PME
A transformação digital pode ser um processo incrivelmente complexo. Com isso em mente, damos-lhe conta das 5 principais etapas que as empresas devem adotar para se prepararem para uma jornada bem-sucedida.
1. Alinhar a estratégia de transformação digital com o objetivo de negócio
Inicialmente convém avaliar as metas gerais da empresa e questionar os objetivos que esta deseja alcançar no curto, médio e longo prazos. Em seguida, é importante verificar qual a tecnologia que ajudará a atingir essas metas.
2. Investir nas tecnologias certas
Transformação digital significa coisas diferentes para empresas diferentes. Certamente, gastos pesados, por si só, não vão garantir o sucesso. Existem várias opções, pelo que as PME devem garantir que estão a investir nas tecnologias mais adequadas.
3. Envolver todas as partes interessadas da empresa
Depois de identificar de que forma a transformação digital pode apoiar as metas do negócio, é hora de envolver as partes interessadas. Isto porque as estratégias de transição bem-sucedidas mudam a maneira como as empresas funcionam. Além de afetarem as tarefas das pessoas, alteram a forma como estas trabalham.
4. Transformar os dados em ações
Hoje, as empresas conseguem recolher mais dados do que nunca. Mas acumular simplesmente grandes quantidades de informações como resultado da transformação digital não é suficiente. A chave está em poder utilizar esses dados de forma eficaz, orientar mudanças ou identificar novos fluxos de receita.
5. Reavaliar continuamente a sua estratégia digital
É necessário entender que a transformação digital é um processo que nunca acaba. Todos os dias são lançadas novas tecnologias, desde robôs que completam tarefas na linha de produção mais rapidamente do que humanos até máquinas que podem solucionar problemas de equipamentos sem intervenção humana.
É importante adaptar constantemente a estratégia de transformação digital a novas possibilidades, reavaliar os processos da empresa e perceber se estes correspondem às expectativas dos seus clientes.
O momento de começar a planear e adotar a tecnologia digital para transformar os seus processos de negócios é agora. Não amanhã ou na próxima semana. As empresas que adiam o início desse processo correm o risco de ficar para trás.
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